Biuletyn dla Badacza

Zarządzenie nr 9/2026 – Karta czasu pracy oraz Zlecenie wypłaty wynagrodzenia

W związku z wdrażaniem Zarządzenia nr 9/2026 w sprawie określenia zasad przyznawania i rozliczania dodatków projektowych zwracamy uwagę na sposób poprawnego wypełnienia dwóch dokumentów: Karty czasu pracy oraz Zlecenia wypłaty wynagrodzenia (wzory obu dokumentów oraz instrukcja wypełniania karty czasu pracy znajdują się w zakładce nio.gov.pl/biuro-obslugi-badacza#dokumenty).

Karta czasu pracy:

1. dokument jest wypełniany przez pracownika;
2. na jednej karcie czasu pracy znajdują się informacje o wszystkich projektach, w realizacji których uczestniczy w danym okresie pracownik;
3. czas pracy należy wypełnić w formacie hh:mm, z dokładnością 5 minut (np. 6:35 a 6:33);
4. kartę czasu pracy podpisują kierownicy wszystkich projektów, w realizacji których uczestniczy w danym okresie pracownik;
5. w przypadku konieczności korekty części karty czasu pracy korektę potwierdza kierownik projektu, którego dotyczy zmiana;
6. kartę czasu pracy podpisaną przez wszystkich kierowników projektów, w realizacji których uczestniczy w danym okresie pracownik, pracownik powinien dostarczyć do Działu Kadr w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu okresu, którego dotyczy rozliczenie.

Zlecenia wypłaty wynagrodzenia:

1. dokument jest wypełniany przez kierownika danego projektu;
2. zlecenie obejmuje wszystkich pracowników, którzy w danym okresie pracowali na rzecz projektu;
3. na zleceniu (w nagłówku formularza) musi się znaleźć informacja o okresie, którego dotyczy wypłata (MIESIĄC i ROK);
4. na zleceniu (we wskazanym miejscu pod tabelą) musi się znaleźć informacja o projekcie — Tytuł (lub Akronim) i numer umowy;
5. wskazanie numeru zadania projektu dotyczy tylko projektów, w których jest to wymagane;
6. zlecenie wypłaty powinno być przekazane przez kierownika projektu do jednostki kompetencyjnej (BOB w przypadku projektów badawczych) w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu okresu, którego dotyczy rozliczenie.

Decyzja nr 5/2025 – zasady naliczania kosztów pośrednich w projektach

Kierownikom projektów zwracamy uwagę na Decyzję nr 5/2025 w sprawie zasad naliczania kosztów pośrednich w projektach. Zgodnie z nią (punkt IV), kierownik projektu może wnioskować o pokrycie z kosztów pośrednich kosztu niezbędnego do pełnego zrealizowania projektu, a nie przewidzianego w budżecie projektu jako koszt bezpośredni. Koszty, o których mowa powyżej nie mogą przekroczyć 25% wszystkich naliczonych kosztów pośrednich (naliczanych zgodnie z zasadami danego konkursu od rzeczywiście poniesionych kosztów bezpośrednich). Możliwość ta dotyczy wszystkich projektów realizowanych w NIO-PIB, w których istnieją koszty pośrednie.

Wniosek o zgodę na wykorzystanie części kosztów pośrednich do pokrycia w/w wydatku kierownik projektu składa do Dyrektora NIO za pośrednictwem jednostki kompetencyjnej (BOB w przypadku projektów badawczych). Dostępność środków na pokrycie wnioskowanego wydatku potwierdza Główny Księgowy.

Informacja o wysokości puli kosztów pośrednich dostępnych w każdym projekcie jest przekazywana przez Dział Księgowości po zakończeniu każdego kwartału do z-cy Dyrektora ds. Naukowych. Uwaga — w/w środki powinny być zużytkowane do końca roku, w którym naliczone zostały koszty pośrednie. Wydatkowanie tych środków musi nastąpić nie później niż do 31 stycznia następnego roku (lub do 31 grudnia danego roku w przypadku projektów finansowanych ze środków budżetowych).

Środki, o których mowa powyżej mogą zostać wykorzystane m.in. w formie zakupu lub dodatkowego wynagrodzenia (np. personelu administracyjnego wskazanego przez kierownika projektu). W takim przypadku do wniosku zakupowego lub do wniosku o dodatek projektowy powinna być dołączona zgoda Dyrektora NIO na wykorzystanie kosztów pośrednich na pokrycie wnioskowanego kosztu (a koszty pośrednie danego projektu — „pula kierownika projektu” — wskazane jako źródło środków na pokrycie w/w kosztu).